Hieronder vindt u de notulen van de laatste ALV, gehouden op 29 Maart 2021.
Notulen Algemene Ledenvereniging
Datum: maandag 29 maart 2021
Tijd: 19:00 uur start, uiterlijk 20.30 uur einde
Plaats: Microsoft Teams-vergadering
Voorzitter: Rob Dekker
Secretaris (notulist): Linda Baltus
- Opening – vaststelling agenda – stemmenaantal
Aanwezig: Martijn, Lenneke, Harry, Nikki, Mariska Ga., Danique, Jeroen van Boheemen (ouder), Bart Kaandorp (ouder).
Hoewel deze opkomst te laag is om geldige besluiten te nemen, hebben we met het bestuur besloten om hoe dan ook de agenda kort af te werken. Rob maakt een opname van de Teams-vergadering als bewijs. Daarna deelt hij de PowerPoint-presentatie die voor deze vergadering is gemaakt.
De agenda wordt door de aanwezigen vastgesteld.
Officieel 125 ingeschreven leden in Scouts Online, dus de helft van het stemmenaantal wordt niet gehaald. We schrijven een nieuwe vergadering uit voor over twee weken en sturen opnieuw een Teams-link door. Volgens de officiële procedure mogen we dan wel geldige besluiten nemen, ook al is er geen meerderheid.
- Mededelingen en ingekomen stukken Bestuur – leiding – oudervertegenwoordiging
Er zijn geen ingekomen stukken die relevant zijn voor deze vergadering.
Vanuit het bestuur één mededeling m.b.t. collecte Jantje Beton. Linda vertelt hier kort iets over. Na as. woensdag is de totaalopbrengst bekend.
Vanuit leidingteams geen mededelingen.
Oudervertegenwoordiging: zijn we mee bezig geweest. Martijn is op dit moment kartrekker hiervan, maar we zouden graag voor iedere leeftijdsgroep een vertegenwoordiger willen hebben, liefst iemand die geen andere rol heeft binnen de vereniging.
We besluiten agendapunt 7 naar voren te halen, omdat Lenneke wellicht wat eerder weg moet door omstandigheden. >> zie 7.
- Invulling bestuursfuncties “21-”22
Momenteel geen vacante bestuursfuncties. Officieel is het zaak om elke paar jaar te bekijken hoe de stand van zaken is. Dit hebben we nu niet voldoende voorbereid, maar het is goed om hier af en toe bewust bij stil te staan. Rob is bijvoorbeeld zo stilletjes aan alweer 10 jaar voorzitter. We nemen ons voor om dit volgend jaar beter te regelen.
Wat betreft oudervertegenwoordiging: Jeroen van Boheemen stelt zich beschikbaar als oudervertegenwoordiger. Ook Bart Kaandorp is hier toe bereid. Ze besluiten om dit samen op te pakken, zodat er elk Groepsraad een afgevaardigde is voor de leeftijdsgroep Welpen. Super, daar zijn we erg blij mee!
- Corona
- Terugblik op afgelopen jaar
Voor onze vereniging uiteraard ook een roerig jaar. Veel groepen hebben een tijd niet kunnen draaien of zijn overgeschakeld op online opkomsten. Binnen de mogelijkheden hebben we gedaan wat we konden en zijn we best tevreden over de gang van zaken. Fijn is ook dat we relatief weinig besmettingen hebben ervaren en er voor zover we weten geen uitbraken zijn geweest n.a.v. een scoutingopkomst.
- Besluitvorming binnen de vereniging
Als bestuur hebben we veel dingen bijgeleerd, alleen al op het gebied van digitaal vergaderen! Daarnaast hebben we het als prettig ervaren om vaak en kort overleg te plegen om de ontwikkelingen goed bij te houden.
- Beleid Scouting Nederland
Na een persconferentie kwam Scouting NL vaak een dag later met adviezen. Dat werkte als een fijne houvast en die adviezen hebben we dan ook altijd opgevolgd, dit was ook duidelijk naar buiten te communiceren.
- Perspectief voor de komende tijd
We kijken de komende tijd met vertrouwen tegemoet. Gelukkig wordt het weer mooier weer en dat biedt perspectieven, aangezien de opkomsten nog vooral buiten plaatsvinden. Helaas zijn er voor leden van 18 jaar en ouder nog geen opkomsten mogelijk, omdat we bij de verruiming voor de leeftijdsgroep 18-27 jaar helaas niet onder de sportverenigingen vallen. Dit vormt momenteel (naast het gebrek aan groepsbrede activiteiten) de grootste beperking voor onze leden.
- Financieel
- Verantwoording 2020
Enkele opvallende inkomsten: Contributie is relatief meer binnengekomen, omdat we zijn overgestapt op contributie 1x per jaar innen. Dit geeft momenteel dus een vertekend effect. Verhuur ondanks corona bijna op begroot bedrag uitgekomen, omdat we de zomer nog goed konden verhuren en wat extra konden verhuren aan scholen.
Enkele opvallende uitgaven: huur aan stichting (nog van vorig jaar), gas is flink duurder geworden, laatste deelbetaling voor verbouwing natte ruimte. Uiteindelijk eindigen we dus in de min, maar dit was verwacht en kunnen we opvangen met ons spaargeld.
- Kascommissie 2020
Martijn geeft kort het woord aan Nikki; zij en Mariska Ga. hebben onlangs de kascontrole gedaan. Martijn heeft alles heel ordelijk weergegeven en ze konden het digitaal inkijken. Eén keer bij elkaar geweest en na wat goede kritische vragen kon Martijn de laatste onduidelijkheden eruit halen.
- Begroting 2021
We zijn gelukkig financieel nog gezond. Geen aanleiding om de contributie te verhogen voor het komende seizoen. Begroting komt wederom uit op een klein negatief bedrag, maar dat is niet zorgelijk. We rekenen voor het jubileumseizoen op wat extra uitgaven.
- Kascommissie 2021
Het is bij ons gebruikelijk om twee jaar kascontrole te doen. Nikki behoort ook dit jaar tot de kascommissie, Mariska heeft het nu twee keer gedaan, dus voor haar zoeken we een vervanger. Dit hoeft niet per se in deze ALV te worden besloten, we kunnen deze vraag ook later intern uitzetten.
- Decharge penningmeester/bestuur
Er zijn geen vragen of opmerkingen vanuit de aanwezigen en hiermee kunnen we het boekjaar 2020 dan ook afsluiten.
- Groepsbegeleiding
- Praktijkbegeleiding
Rob vertelt dat Mariska Glorie sinds eind vorig seizoen onze nieuwe praktijkbegeleider is. Trainingen voor leiding hebben ook een tijd stilgelegen en vinden nu weer mondjesmaat digitaal plaats. Mariska heeft verschillende bijeenkomsten bijgewoond en is begonnen met het bezoeken van de leidingteams.
- VOG’s leiding en bestuur
We zijn jaren geleden begonnen met het aanvragen van VOG’s voor alle leiding. Er verandert nogal eens iets in de procedures hieromheen. Dit houden we goed in de gaten; momenteel houdt dit in dat er een nieuwe ronde aanvragen gaat komen. Hier gaat Rob zich binnenkort over buigen. Voor het bestuur zijn afgelopen winter al nieuwe VOG’s binnengekomen.
- Stand van zaken leidingteams
Geen acute vacatures bij leidingteams, wel houden we de ontwikkelingen bij en de wensen van de huidige leiding. We zijn gelukkig nog steeds gezegend met een groot leidingteam!
- Activiteitenplanning – 75 jaar Scouting Limmen
- Activiteiten huidige seizoen – mogelijkheden voor zomerkampen
We hopen dat er tegen de zomer weer mogelijkheden zijn om (alternatieve) kampactiviteiten aan te bieden voor de jeugd. De blokhut en het terrein zijn in de eerste week van de zomervakantie (de data die oorspronkelijk voor het jubkamp gepland stonden), gereserveerd voor onze eigen groepen, om hierin te kunnen voorzien.
- Uitstel viering 75 jaar Scouting Limmen – toelichting activiteitenplanning
Lenneke: Planning opgeschoven, aftrap jubileumseizoen nu in het najaar gepland. In de eerste seizoenshelft jaar wat meer de leden- en familieactiviteiten, in de tweede helft meer de ‘dorpsdingen’ (PBS, Bloemendagen, reünie). Afsluiting natuurlijk het grote kamp. Locatie houden we voorlopig nog geheim. De data vermelden we maar al te graag, zodat iedereen die vrij kan houden: 16 t/m 21 juli 2022. Hopelijk kunnen we met al deze leuke activiteiten in het verschiet toch nog goed stilstaan bij de mijlpaal van ons 75-jarig bestaan!
- Rondvraag en sluiting
Geen vragen vanuit de aanwezigen. Rob sluit de vergadering om 19.50 uur. We schrijven een nieuwe vergadering uit voor maandag 19 april om 20.30 uur. We sturen hiervoor opnieuw een Teams-link door. Iedereen bedankt voor de aandacht en hun bijdragen!
Relevante notulen tweede ALV, 19 april 2021 (besluitvorming)
We houden het kort om nog wat besluiten te nemen. Iedereen uit de Groepsraad is naar deze bijeenkomst gekomen, en ook Jeroen van Boheemen is als ouder weer ingeschakeld. We sluiten uiterlijk om 20.50 uur af.
Rob deelt z’n presentatie nogmaals en vat samen wat we vorige week hebben besproken.
Vanavond drie zaken af te tikken:
- Jeroen van Boheemen heeft zich aangemeld als oudervertegenwoordiger en we heten hem van harte welkom. Verder geen bestuurswijzingen. Bestuur komt in het najaar met een schema voor aftreden. Niemand heeft er bezwaar tegen dat het bestuur nog een jaar aanblijft.
- Financiën – kascommissie heeft akkoord gegeven op de begroting van 2020. We verlenen hierbij décharge aan penningmeester en bestuur. Ook Martijn mag nog een jaar door.
- Contributie ook voor komend seizoen vastgesteld op 70 euro. Ook daar is iedereen het mee eens.